10.11.2. Улоге и организација у припреми и праћењу спровођења средњорочног плана

У процедури израде и праћења спровођења средњорочног плана на организован начин учествују представници различитих организационих јединица у саставу институције. Процедура подразумева планирање „одозго према доле”, те је неопходно да у планирању учествује руководство институције које има мандат за доношење стратешких одлука и утврђивање приоритетних мера и активности у складу са циљевима Владе и релевантним јавним политикама. С друге стране, планирање укључује и примену принципа „одоздо према горе”, односно да се у изради средњорочног плана ангажују они запослени који су директно укључени у спровођење средњорочног плана, имају релевантна техничка знања и способни су да сагледају евентуалне проблеме у спровођењу средњорочног плана, као и да предложе могућа решења тих проблема.

Препоручује се да се образује радна група са јасно утврђеним надлежностима (одговорностима), корацима у поступку, као и каналима и токовима размене информација. Да би се побољшала координација и ефикасност процедура средњорочног планирања, израде буџета, праћења ризика и успостављања контроле, препорука је да институција образује јединствену радну групу за управљање тим процедурама – управљачку радну групу. Њом председава руководилац институције (у случају министарстава то може бити државни секретар), а у њен рад су укључени помоћници руководиоца институције одговорни за секторске јавне политике и/или руководиоци организационих јединица. Управљачка радна група разматра питања приоритета и бави се највишим нивоом одлучивања и доноси одлуке о приоритетима. Чланови управљачке радне групе могу формирати секторске подгрупе у које укључују запослене из организационих јединица којима руководе. Чланови секторских подгрупа детаљније разрађују спровођење средњорочног плана, у складу са добијеним инструкцијама и својим надлежностима.

Уколико у институцији постоји организациона јединица у чијој су надлежности послови планирања, препоручује се да та јединица буде задужена за координацију у изради средњорочног плана и административну подршку. Ако у институцији нема такве јединице, координацију и административну подршку пружа секретаријат или организациона јединица надлежна за послове финансија.

Улоге и одговорности приказане су на доњој слици:

Руководилац институције је одговоран за укупну процедуру израде средњорочног плана, доношење средњорочног плана и годишњег извештаја о спровођењу средњорочног плана.

Управљачка радна група је одговорна за садржину и доношење средњорочног плана у целини, његово спровођење и праћење и извештавање о његовом спровођењу.

Чланови управљачке радне групе поверавају секторским подгрупама да разраде елементе средњорочног плана у складу са својим надлежностима. Управљачкој радној групи административно-техничку подршку пружа координатор израде средњорочног плана. Задаци управљачке радне групе су:

• Доношење оперативног плана (смерница) за израду средњорочног плана;
• Предлагање усвајање извештаја о спровођењу средњорочног плана у претходном периоду;
• Координација рада сектора и усклађивање њихових приоритета;
• Одлучивање о приоритетима институције у наредне три године у складу с расположивим ресурсима;
• Разматрање и предлагање усвајања средњорочног плана који је усаглашен са структуром и циљевима буџетских програма;
• Разматрање стратешких и оперативних ризика и реаговање када се они појаве;
• Континуирано праћење и управљање спровођењем средњорочног плана током године.

Секторске подгрупе су одговорне за садржину делова средњорочног плана у чијем спровођењу учествују, као и за праћење и извештавање о спровођењу средњорочног плана из свог делокруга. Секторске подгрупе израђују прилоге за средњорочни план у складу са одлукама и смерницама управљачке радне групе. Оне планирају спровођење обавеза из докумената јавних политика, узимајући у обзир измене ситуације од дана када су документа јавних политика донета, као и ограничења ресурса институције (људских, финансијских и материјалних). Секторске подгрупе активно сарађују са организационом јединицом у чијој су надлежности финансијски послови, која их усмерава у утврђивању односно ажурирању трошкова мера и активности, као и у планирању средстава за спровођење мера и активности у оквиру одговарајућих елемената програмског буџета.

Задаци секторских подгрупа су да:

• сагледају плански оквир из своје надлежности;
• прате и анализирају резултате из претходне године и израде прилоге за годишњи извештај о спровођењу средњорочног плана, као и за периодичне извештаје, по потреби;
• представе управљачкој радној групи проблеме и кашњења у спровођењу активности у претходном периоду у односу на оно шта је предвиђено документима јавних политика, као и да предложе измене средњорочног плана;
• разраде делове средњорочног плана у складу са областима за које су надлежне;
• представе управљачкој радној групи нове мере и активности које треба финансирати у оквиру расположивих ресурса, као и захтеве за додатно финансирање (из буџета) у оквиру процедуре утврђивања приоритетних области финансирања или за финансирање из других извора;
• предложе мере и активности за јачање капацитета и побољшање пословних процеса у надлежности подгрупе;
• континуирано сарађују са одговорним лицима из организационе јединице надлежне за послове финансија и координатором;
• организују консултације са осталим учесницима у изради и праћењу спровођења средњорочног плана (нпр. са органима у саставу институције);

Координатор за израду средњорочног плана у сарадњи с највишим руководством институције организује састанке радне групе, прикупља податке и материјал за састанке од представника подгрупа и обједињује их. Такође координира процесом праћења и извештавања о спровођењу средњорочног плана.

Руководиоци ужих организационих јединица управљају израдом средњорочног плана у својим областима; разрађују активности и контролишу њихово спровођење; осигуравају да се средњорочни план у области њихове одговорности изради у складу с планским документима.