6.2.2. Аспекти који утичу на планирање консултација
Кључни аспекти који утичу на за израду плана укључују:
- Обим ех-ante анализе. Уважавајући начело пропорционалности, обим и методе консултација треба планирати зависно од тога да ли се ради основна или детаљна анализа ефеката. По природи ствари, шире консултације, уз коришћење различитих метода, спроводе се када се спроводи детаљна ех-ante анализа.
- Комплексност предмета ex-ante анализе. Што је предмет ex-ante анализе сложенији, то треба планирати обухватније консултације, у мери у којој то дозвољавају расположиви ресурси и време предвиђено за консултације.
- Специфичности циљних група. Када се планирају методе консултација, треба водити рачуна о специфичностима појединих циљних група (друштвени значај, величина), као и о њиховој спремности да учествују у консултацијама.
- Узорак. Треба дефинисати узорак који најбоље одсликава сваку циљну групу. Величина узорка и разноврсност циљних група и других заинтересованих страна могу утицати на врсту метода консултација које ће се применити и трајање консултативног процеса.
- Осетљива питања. У планирању консултација посебно треба водити рачуна о питањима о којима јавност има изразито поларизоване ставове: изаберите метод консултација који највише одговара природи таквих питања и који ће заштитити идентитет учесника консултација (на пример анонимни полуструктурирани интервју).
- Преглед доступних података. Нужно је утврдити који су релевантни подаци доступни из других извора (статистички подаци и службене евиденције, истраживачке студије и анализе, студије случаја итд.), односно који су кључни подаци који се желе прикупити или проверити спровођењем консултација, од чега зависи избор метода консултација.
- Комбиновање метода консултација. Пожељно је да се комбинују квантитативни (анкете) и квалитативни методи консултација (фокус групе, полуструктурирани интервју, округли сто, панел итд.) како би се осигурао квалитет и поузданост добијених података и ставова, а тиме и њихова већа аналитичка вредност. Комбиновање метода, при којем се различити методи спроводе једни за другим, продужава период консултативног процеса и време потребно за анализу резултата консултација.
- Припрема консултација. Одговарајуће планирање и припрема консултација укључује не само идентификовање подесних метода консултација већ и правовремену израду упитника, формулара и других образаца који ће се користити за прикупљање података и ставова.
- Квалитет и обим пратећег материјала. Да би се квалитативни методи консултација квалитетно спровели, нужно је учесницима правовремено послати пратећи материјал и објаснити им шта је циљ консултација и метод рада. Материјал се, по правилу, шаље заједно са позивом за учешће у консултацијама. У пратећем материјалу не треба да се налазе прописи, већ други („неправни”) документи, као што су релевантне студије, истраживања, пилот-пројекти итд., који су значајни за предмет консултација. Када се бира пратећи материјал, треба водити рачуна да он садржи различита виђења или анализе питања која су предмет консултација. Додатно, треба водити рачуна да пратећи материјал не буде преобиман. У противном, постоји ризик да га учесници консултација, из различитих разлога (недостатак времена, осећај да их „затрпавате” материјалом итд.) неће проучити. Уз објашњење циља консултација, пожељно је да се у пропратном писму учесницима скрене пажња на важан део достављеног материјала или нагласе основни закључци или наведе суштина садржана у материјалу, као и основне разлике у резултатима претходно рађених анализа и виђења питања која су предмет консултација. Адекватно планирање садржаја и обима пратећег материјала захтева одређено време, али зато значајно доприноси вођењу „информисане” дискусије између учесника о питањима која су предмет консултација.
- Избор лица које води панел/интервју. Када се примењује метод консултација „лицем улице”, исход консултација зависи не само од квалитета припремљених упитника већ и од умешности и вештине модератора. Зависно од методе консултација и околности, модератор може бити лице запослено у органу државе управе или спољни стручњак. Ако се планира ангажовати спољни стручњак, потребно је планирати не само средства већ и утврдити услове које спољни стручњак треба да испуњава (Terms of Reference – TOR) и правовремено расписати конкурс за његово ангажовање (види Анекс 6 Приручника – Критеријуми (Terms of Reference- ToR) за ангажовање спољног експерта – водитеља фокус група).
- Улога записничара. Веома је важно раздвојити улогу модератора, односно лица које води консултације од улоге записничара пошто модератор мора да се усредсреди на вођење консултација. Записничар, чак и ако се консултације снимају, мора водити белешке о кључним информацијама које су добијене, у складу са обрасцем за прикупљање података и ставова – који треба унапред припремити. За записничара се, по правилу, именује лице које је запослено у органу државне управе који је надлежни предлагач документа који је предмет консултација.
- Избор места за одржавање консултација. Водите рачуна да место одржавања консултација одговара карактеристикама узорка (регионална затупљеност, број учесника итд.) и методи консултација. Да бисте уштедели на трошковима, будите креативни у избору места одржавања консултација: користите властите просторије или се обратите другим органима државне управе и јавним институцијама и агенцијама за подршку (регионалне агенције за развој или привредне коморе, Народна банка Србије, локалне самоуправе и сл.). За консултације са већим бројем учесника потребно је пронаћи адекватан простор. Уколико то није могуће, изаберите другу методу консултација која ће задовољити циљеве консултација, а истовремено обезбедити довољну репрезентативност узорка, као што је на пример упитник/анкета.
- Рок за спровођење консултација. Рок за спровођење консултација зависи, између осталог, од низа специфичних фактора: величине узорка, сложености теме која је предмет консултација, метода консултација за које сте се определили, могућности потенцијалних учесника и спољних модератора да учествују у консултацијама итд., као и од рокова и услова у којима се документ јавне политике, односно пропис доноси. Ако је рок за спровођење ex-ante анализе ограничен, треба избегавати методе консултација који захтевају много времена за спровођење и за обраду прикупљених података и ставова. Метод консултације који се најбрже спроводи је онлајн анкета.
- Планирање буџета. Ресурси потребни за спровођење консултација планирају се унапред, нарочито ако се планира ангажовање спољних стручњака, професионалних модератора, агенција за истраживање јавног мњења, закуп простора или превоз и дневнице за путовања на регионалне консултације. Ресурси потребни за спровођење консултација планирају се током године за наредну годину како би се на време планирала буџетска средства и набавка услуга. Када се спровођење консултација делимично финансира из пројеката које финансирају донатори или међународне финансијске институције, може се десити да се трошкови консултација морају планирати и раније ради израде буџета пројекта. Трошкови спровођења консултација могу се проценити применом различитих метода који су представљени у Приручнику за утврђивање трошкова јавних политика. Када утврдите колико је средстава потребно за спровођење консултација и динамику њиховог трошења, потребно је да то унесете у предлог буџета за наредну годину, као и у план јавних набавки. Финансијска средства за спровођење консултација приписују се програмској активности која је повезана са документом јавне политике или прописом који предлажете заједно са осталим трошковима те програмске активност. Важно је да се детаљно планирају трошкови управо зато што се у буџету неће видети као посебна ставка. Обрачун трошкова за спровођење консултација и утврђена динамика њиховог спровођења омогућава да се боље прати напредак који се остварује у њиховом спровођењу у односу на потрошена средства. Обрачун трошкова консултација такође омогућава да се, у случају потребе, коригују средства потребна за њихово спровођење. Трошкове можете смањити ако се договорите са колегама из институције да спроведете заједничке консултације, ангажујете једног експерта за више консултација, планирате један одлазак на терен ради више консултација итд. Питања која вам могу помоћи при утврђивању трошкова консултација можете наћи овде
- Унутрашњи капацитети за спровођење појединих метода консултација. Ово је један од важних фактора о којем треба водити рачуна када се утврђује обим и бирају методи консултација, нарочито када су ограничена буџетска средства за њихово спровођење. Међутим, недостатак унутрашњих капацитета и буџетска ограничења не би требало да служе као оправдање за елиминисање оних метода консултација који су нужни за квалитетно спровођење ex-ante анализе. У таквим околностима се од органа државне управе очекује да буде креативан у спровођењу нужних метода консултација (на пример, колегијална помоћ других органа државне управе и тела која имају специфична знања и искуства, помоћ организација цивилног друштва и стручњака с којима орган државне управе има дугогодишњу сарадњу итд.). Када се сагледавају унутрашњи капацитети за спровођење консултација, потребно је имати на уму не само обим и трајање консултација већ и улоге и задатке службеника у том процесу. С тим у вези мора се именовати лице или образовати тим који припрема материјал за консултације, као и задужити лице за примање и систематизацију примљених коментара, сугестија и предлога, као и за коришћење технологије у те сврхе.
- Обрада података. Да би се ефикасно обрадили подаци добијени од учесника консултација, пожељно је да унапред дефинишете формат у којем ће их учесници консултација достављати. Чак и када снимате састанак, за шта морате добити претходно одобрење учесника, пожељно је да израдите образац који ће вам омогућити да лако систематизујете и анализирате кључне одговоре (нпр. Ликертова скала, бинарни одговори – да/не, односно 1/0). Израдите образац за одговоре јер ће вам помоћи да циљано, систематичније и успешније водите консултације. Пажљиво утврдите циљ консултација, кључне податке и ставове које желите да прикупите и израдите образац за њихово прикупљање јер ћете тако знатно скратити време потребно за анализу приспелих одговора.
- Информисање. Учесници консултација треба да буду благовремено обавештени о резултатима спроведених консултација и о будућим корацима у планирању и изради документа јавне политике и прописа: објављивање информација на интернет страници институције и веб-порталу еКонсултације основни су начин за извршавање обавеза у погледу информисања о спроведеним консултацијама. Коришћење Портала еКонсултације у складу са Одлуком Владе, обавезује органе државне управе да благовремено и у потпуности на Порталу објављују све релевантне информације о консултацијама и јавним расправама које спроводе у оквиру своје надлежности
