3.2. Планирање израде докумената јавних политика и прописа

За израду новог или измену постојећег прописа или документа јавне политике потребно је спровести припремне радње које најчешће укључују:

• Прикупити и документовати релевантне податке, информације, прописе и документа јавних политика и друге материјале, као што су различити извештаји, анализе, студије, које омогућавају реалну процену стања у области.
• Идентификацију свих органа државне, односно јавне управе који треба да учествују и допринесу у раду и формирање радне групе
• Идентификацију циљних група и других заинтересованих страна на које пропис или документ јавне политике могу имати утицај и њихово, опционо, укључивање у рад радне групе;
• Процену времена и ресурса потребних за све кораке процеса припреме прописа или документа јавне политике, укључујући и време за спровођење процеса консултација, време потрено другим органима да обаве интерне консултације, као и време потребно за спровођење јавних набавки којима ће се обезбедити стручна помоћ;

Управљачка одговорност у великој мери зависи од квалитета читавог процеса израде јер се током њега доноси мноштво одлука које могу имати различите ефекта на буџет, на друштво, на економију Републике Србије.

Документовање

Треба на време прикупити и правилно архивирати документе и податке који ће се користити при изради докумената јавних политика и прописа. Неки од података који ћете користити при изради докумената јавних политика, као што су на пример показатељи учинка, уносиће се у Јединствени информациони систем, те се саветује да се на време упознате са захтеваним форматом података како бисте их на време припремили. Много ефикаснији начин јесте да се плански документ и извештаји припремају директно користећи ЈИС и његове могућности чувања података, интерне базе и архиве докумената.

Документа која се користе често имају различиту форму и терминологију, те их је потребно уједначити, како би се обезбедило да тумачење и коришћење буде једнозначно.

Такође, постоји и део институционалне меморије који остаје без писаног трага јер се некада деси да подаци и информације не буду систематизовани правовремено, те се саветује периодично, систематизовано прикупљање података, информација и других материјала.

Важан део документовања представља и евидентирање планских докумената и прописа који су релевантни за посао за који се спремате. Евидентирање ће вам помоћи да ефикасно и ефективно спроведете један део анализе тренутног стања. Евидентиране документе ћете анализирати како бисте утврдили да ли је проблем који желимо да решимо, или промена који желимо да остваримо већ ословљена у неком документу јавне политике или пропису, и на који начин.

Усаглашавање планских докумената и прописа захтева додатно време и ресурсе. Уколико постојећи плански документи, мере и активности које су њима утврђене, или постојећи прописи обухватају проблем који се жели решити или промену која се жели постићи, потребно је сагледати могућности да се оптимизује плански оквир, односно да се сагледа могућност да се неки документи ставе ван снаге, да се споје са другим документима и да се међусобно усагласе како би се избегло понављање и унапредили изгледи да се, фокусирањем ресурсе, постигне бољи резултат.

Планирање консултација с јавношћу. Закон о планском систему утврђује обавезу предлагача да у току припреме докумената јавних политика и прописа, спроведе консултације са циљним групама и заинтересованим странама. Сходно овој обавези, потребно је планирати време и ресурсе за спровођење консултативног процеса као и израду информације о резултатима консултација који се обавезно објављује. Као припрему за овај процес можете: урадити анализу потенцијално заинтересованих страна за јавне политике које су у надлежности институције; ажурирати адресар заинтересованих страна; консултовати се са органом надлежним за друштвени дијалог о начину на који се циљне групе и друге заинтересоване стране могу укључити у консултације; спровести конкурс за укључивање организација цивилног друштва у рад радних група; научити како се користи и које су функционалности портала еКонсултације.

Буџетски календар и јавне набавке. Некада ће за саму израду документа јавне политике или прописа бити потребно да се анагажују стручњаци, купе публикације, обави истраживање и слично. Набавке је потребно планирати већ на почетку буџетског календара -у марту месецу текуће године, када се подносе информације о приоритетним областима планирања за следећу календарску годину. 

У планирању и припремама за израду докумената јавних политика и прописа могу вам помоћи различити алати за процену времена за сваку од фаза у изради документа јавне политике, за процену оптерећења пословима током године, о којима можете сазнати више у приложеним додатним ресурсима.