8.4. Ко врши праћење и како се организује?

За праћење спровођења је задужена институција предлагач, или друга овлашћена институција. Ово не ослобађа остале институције, уколико учествују у процесу спровођења, од одговорности да прате активности за чије спровођење су одговорни и стање у области своје надлежности и достављају податке задуженој институцији која их обједињује.

За праћење спровођења могу бити успостављене различите управљачке структуре, односно одговорна тела као што су савети, координациона тела, стручне или радне групе. При организовању спровођења, неопходно је дефинисати ланац одговорности који је лако пратити и који омогућава да се у сваком тренутку зна ко је одговоран за спровођење активности и мера, односно решења у пропису, укључујући и процес праћења и извештавања.

То значи:

• Да се у фази припреме планских докумената јасно утврђује државни орган, односно институција која је одговорна за њихово спровођење (водећа институција), која ће координирати послове прикупљања података и извештавања. Приликом израде акционог плана за спровођење документа јавне политике, за сваку активност се утврђује орган или институција која је спроводи и која обезбеђује средства за њено извршење, као и одговорно лице које ће прикупљати податке, проверавати их (верификовати), спроводити анализу и достављати извештаје органу одговорном за спровођење планских докумената.
• Да се при изради прописа јасно дефинише надлежност органа који спроводи одређена решења у пропису (или његове елементе), начин и одговорност за доношење одлука и решавање жалбених и других поступака, надзор, рокови за поступање, евиденције које се воде, информациони системи који се за те сврхе користе, ресурси који су потребни за спровођење прописа, као и други елементи који омогућавају идентификацију одговорности и ефикасно праћење спровођења.
• Да се утврђује начин управљања спровођењем одређене политике или прописа, што је изузетно важно када у спровођењу учествује више државних органа и институција;
• Да се у фази припреме планског документа или прописа води рачуна о ефектима на управљање, као и о начину праћења спровођења, извештавања и вредновања учинака (Корак 7 анализе ефеката).

Институционални оквир за праћење спровођења јавних политика и прописа може некада бити веома комплексан, у зависности од начина на који је осмишљено њихово спровођење – централизовано, децентрализовано, деконцентрисано, поверавањем или преносом овлашћења и сл. Потрено је мапирање свих институција које учествују у ланцу спровођења, како би се дефинисао систем праћења и извештавања. Подсећамо вас овде на пример децентрализованог праћења и извештавања.

Како организовати процес праћења?

У тренутку када формирате тим и преузимате конкретне послове спровођења активности и мера јавне политике, односно решења у пропису, морате имати организациону структуру у којој је јасно утврђено ко учествује, шта и у којим роковима ради.

Важно је повезати три основне области организације:

1. Успостављање одговорности за извршење – даје податке о томе ко има директан увид у спровођење активности и директне резултате тих активности;
2. Прикупљање података и извештавање – даје информације о томе ко је задужен да обједини податке из свих институција које учествују у спровођењу планског документа (укључујући и екстерне произвођаче података, уколико их има) или прописа;
3. Анализа прикупљених података – даје податке о томе ко је задужен да од прикупљених података произведе елементе извештаја у складу с његовом наменом.

Прикупљени подаци из система праћења спровођења користе се и у процесу вредновања учинака, тј. у општој оцени успешности спровођења јавне политике или прописа. Они постају део података који се користе у наредном циклусу планирања.

Организовање процеса праћења

План за спровођење праћења и вредновања

Систем за праћење треба да мери:

• Спровођење активности – квантитет и благовременост, односно извршење о року;
• Финансијске показатеље – стварне трошкове спровођења активности, достизања циљева;
• Учинке спровођења јавне политике.

Шта план праћења мора да обухвати? Преглед кључних питања – помоћ за припрему плана праћења су питања дата у табели.